Secretaria de Departamento

 

Funciones y responsabilidades más significativas:

Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.

Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.

Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.

Busca informaciones pertinentes en la empresa.

Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al efecto (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).

Mantiene al día e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema de archivo de su departamento.

Participa en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.

Prepara los desplazamientos del personal del departamento.

Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los informes y actas correspondientes.

En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y de trámite.

Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas.  Concierta las procedentes entrevistas.

Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores.

Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de reuniones, conferencias, etc.

Utiliza adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, etc.) que conoces.

 

Formación

A nivel de BUP o Formación Profesional Administrativa.

Cursos de Secretariado.

Mecanografía a partir de 250 pulsaciones por minuto.

Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel normal de lectura.

 

Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo y aplicaciones informáticas.

Idiomas.  Conveniencia/-necesidad, según la empresa y el departamento- de conocer/dominar uno o más idiomas extranjeros (inglés, francés, alemán,…).

Experiencia:

 

Dos o tres años.  Uno de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente descritas.

Perfil:

 

Orden y pulcritud en el trabajo.

Facilidad para las relaciones interpersonales.

Rapidez de comprensión.

Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico.

Positiva disposición para trabajar en equipo.

Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver situaciones imprevistas.

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

Espíritu de superación.

Resistencia física y nerviosa.

Dependencia:

 

Director de departamento / división.