Jose Ramon Vindel Ruas
Un momento para cada cosa y cada cosa a su momento
Clasificar las propias ocupaciones. Dividir, caso necesario, el trabajo a realizar en etapas bien diferenciadas, que se aborden de forma sucesiva.
En lo posible, no tratar más de un asunto a la vez, con continuidad y exhaustivamente.
Evitar lo provisional. Regular, en lo posible, cada punto de forma definitiva.
Utilizar una agenda u otro instrumento adecuado, para anotar -excepción hecha de los asuntos corrientes-, lo que deba examinar, despachar o realizar personalmente.
Prever "tiempos libres" e "instantes de tranquilidad" en el curso de la jornada.
Ser puntual en la observación de los plazos y compromisos contraídos.
En lo posible fijar horas determinadas para realizar ciertas operaciones burocráticas y repetitivas (Correo, llamadas telefónicas, concertación y atención de visitas, …)
En todo caso y pese al volumen de las propias ocupaciones y responsabilidades asumidas, la secretaria ha de aparecer siempre disponible al servicio del jefe y del propio departamento.
Considerar la procedencia de disponer de cuatro carpetas, suficientemente rígidas para que sean duraderas, tituladas:
"ASUNTOS A RESOLVER"
"ESPERAR RESPUESTA"
"CURSAR"
"EN RESERVA"